Protocollo informatico

Caratteristiche
Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati tutte le pubbliche amministrazioni, con lo scopo di migliorare l’efficienza e la trasparenza dell’azione amministrativa.
Gli obiettivi, dunque, che ciascuna amministrazione si prefigge di raggiungere nello specifico sono:
eliminazione dei registri cartacei, diminuzione degli uffici di protocollo, razionalizzazione dei flussi documentali;
individuazione degli strumenti atti all’esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini e imprese).
Per raggiungere questi obiettivi, devono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza e il controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che ogni AOO produce durante la propria attività pratica o l’esercizio delle proprie funzioni.

Visita il sito del Protocollo Informatico del CNIPA;

Manuale di gestione
“Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi)”.
E’ uno strumento operativo che può rappresentare un primo e significativo passo verso la normalizzazione delle procedure documentali così come recita il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 contenente le Regole tecniche per il protocollo informatico, che prevede che il manuale affronti aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti, l’introduzione dei titolari di classificazione e di massimari di selezione, nonché la definizione delle linee strategiche legate al sistema archivistico e al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate.
E’ un documento che ciascuna struttura deve predisporre per fissare le regole di funzionamento, i percorsi ed i ruoli all’interno del sistema di gestione dei flussi documentali, il piano di sicurezza degli archivi.
Consulta i documenti:
Determinazione n. 40 del 1 marzo 2006 - approvazione del Manuale [file.pdf] ;
Manuale di gestione della Direzione Generale della Presidenza della Regione Sardegna [file.pdf];

Titolario delle Regioni.
Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.
Il titolario è previsto dalla legge all’articolo 64 comma 4 del DPR 445/2000: “Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.”
Su iniziativa del Ministero Beni Culturali – Divisione III – Archivi non statali e dell’ANAI è stato costituito un Gruppo di lavoro delle Regioni per la elaborazione del Tiolario, del piano di conservazione e del manuale di gestione.
La Regione Sardegna – Servizio Relazioni con il Pubblico partecipa dal 2003 alle diverse attività.

Visita il sito del Progetto Archivi delle Regioni;